Comunicazioni scritte: la lettera, primo passo

Quando ho scritto la prima burofollia, non pensavo che fosse un argomento così interessante per le persone che la hanno letta. Ho quindi deciso di andare avanti sull'argomento "corrispondenza" passando dall'esterno della busta a quello che la busta (anche elettronica!) contiene: una lettera, ovvio!

Al giorno d'oggi si pensa alla corrispondenza come un retaggio di tempi andati: sbagliato! Una buona lettera, un buon fax o una buona e mail possono far sì che la nostra richiesta, la nostra protesta o il nostro curriculum vengano presi in considerazione benevolmente.

Un buon testo ha due caratteristiche: un'estetica gradevole ed un contenuto chiaro, che si possono ottenere sia seguendo le consuete convenzioni, sia adattandole secondo il nostro gusto.

Una regola non scritta, ma che di solito funziona, è di non essere troppo prolissi: mai superare una pagina.

Partiamo dal classico dei classici, la lettera, per andare a fax ed e mail.

Una lettera leggibile: regole pratiche

Quando scrivo lettera leggibile intendo proprio leggibile nel senso letterale della parola (ommamma, questa frase o può essere intesa come un leggiadro chiasmo o come un'accozzaglia di ripetizioni. Fate voi).

Se scrivete a mano, siate chiari a tutti, non solo a voi stessi. Litigo con tutta la parentaglia quando mi presentano una lista della spesa illegibile, figuratevi quando devo sforzarmi ad interpretare documenti lavorativi in lineare A cretese. Idem per voi. O siete dei calligrafi, o scrivete a macchina o al computer.

Se scrivete al computer, PIETA', evitate il Comic sans MS che è il font più abusato degli anni tra il 2000 e il 2003! Idem per il Times News Roman, fa troppo veteroburocrate. Usate caratteri "senza grazie", come l'Arial o il Verdana (sono semplicemente i più leggibili, rispettivamente su foglio o su pc). Evitate come la peste il Matisse, a meno che non sia una lettera di ammissione ad un corso per ottici. Corpo del font, 12 (più piccolo non si legge, più grande è riservato, come vedremo, ai fax). Fate vedere di "saperci fare" con i programmi di videoscrittura: intestate la vostra carta carattere 8 o 10, fa una bella impressione saper usare le opzioni di questo tipo.

L'allineamento: fino ad una decina di anni fa, il giustificato era quasi d'obbligo, in realtà rende la lettura più difficoltosa a causa degli spazi irregolari tra parola e parola. Consiglio l'allineamento a bandiera a sinistra, si legge meglio ed è meno "quadrato" sul foglio.

Curate l'estetica (parliamo di lettere): studiate gli spazi (interlinea e tra paragrafi), in modo tale che il foglio sia pieno, ma non ricolmo, e ci sia uno stacco tra i vari elementi (il soggetto del prossimo post). Se spedite più copie di un testo, curate che siano tutte di ottima qualità (non fotocopie di fotocopie, ODIO i moduli e le lettere fotocopia di fotocopia, sanno di sciatto).

Abbiamo curato la cornice! Pronti per il quadro?