Come si scrive una lettera?

Abbiamo parlato dell'indirizzo, poi dei criteri generali, poi della struttura della lettera.
Ora arriviamo al contenuto, con anche la parte di galateo, poi passeremo a fax ed e mail.

Vi ricordate le tre parti fondamentali della lettera? Dobbiamo riprenderle in mano, partendo dai criteri generali.

Della data abbiamo già detto, se scriviamo "a bandiera" può andare benissimo in alto a sinistra del foglio (NB intendo sia quello di carta che quello elettronico). Usiamo il meno possibile le abbreviazioni, quindi scriviamo il luogo la data per esteso.
Costruendoci la carta intestata, abbiamo risolto il problema dell'intestazione del mittente (in cima al foglio, secondo i vostri gusti al centro o a sinistra), quella del destinatario va sotto la data, preceduta da "alla cordiale attenzione di" e "per conoscenza" a seconda del destinatario. Non sovrabbondate con i titoli, con le regole già dette.
Per evidenziare l'oggetto, scrivetela parola "oggetto" in maiuscolo (è l'unica parte della lettera in cui si può usare) o in neretto.
Per la prima parte della lettera, iniziamo a fare dei distinguo. A chi stiamo scrivendo? Possiamo scrivere a un conoscente, a un superiore, a una persona con cui siamo in affari o una ditta, a una pubblica amministrazione o azienda di servizi.
Se scriviamo ad un conoscente, inizieremo con il classico "Caro/a, Carissimo/a", seguito dal nome proprio. Se scriviamo per affari, avremo una "Spettabile ditta" o un "Gentile avvocato", la Pubblica amministrazione o l'azienda di servizi saranno "Gentili responsabili", o "Gentile dottor Paperino".
Non iniziamo a sovrabbondare con le maiuscole, soprattutto in mezzo alle parole; sta cadendo fortunatamente in disuso il "vorrei informarLa" ed aiutiamo la scomparsa della maiuscola fantozziana. Gli inglesi hanno una curiosa abitudine, il "topping and tailing": il "Caro amico" e i saluti sono scritti a mano. In Italia riserviamo questo privilegio alla firma, ma possiamo importare questa simpatica usanza.

Dopo i convenevoli, introduciamo l'argomento: se scriviamo una risposta, indichiamo i riferimenti della lettera precedente, o rammentiamola se stiamo rivolgendoci ad amici. Se stiamo richiedendo un bene o un servizio, esponiamo i nostri desideri. Questa parte è il ponte che ci porta alla questione centrale, il cuore della lettera.

Chiari, brevi, esaurienti. Rispettiamo i criteri giornalisitci delle 5 "W": Who (chi), Where (dove), When (quando), Why (perché) e soprattuto WHAT (cosa). Nella nostra esposizione dobbiamo rispondere alle cinque domande ed avremo un discorso completo. Rispettiamo sempre la struttura "soggetto"+"predicato"+"complemento" ed evitiamo subordinate e cambi di soggetto all'interno della stessa frase.

Anche se siamo gerarchicamente in subordine al destinatario, manteniamo sempre un signorile riserbo e una ferma dignità: insomma, mai "pregare umilmente", semmai "chiedere cortesemente".

Esposto il motivo dello scrivere, passiamo alla chiusura, composta da un'altra frase-ponte in cui si auspica l'accoglimento della richiesta, si esprime la gratitudine per la risoluzione di una questione o si spera di rimanere in contatto, e dai saluti. Non esiste miglior saluto di quello "cordiale" (che viene dal cuore), che può essere porto (meglio), espresso (meno bello) o mandato, se siamo in confidenza.
Ora arriva il clou: la firma! Nome e cognome, sempre a mano. Se scriviamo per motivi di lavoro, sotto la firma possiamo apporre il nostro timbro, o la nostra qualifica, sempre evitando abbreviazioni o maiuscole malefiche. Ripeto, sotto la firma. Non sovrapposto (Beppe Severgnini nota giustamente che è un vizio italiano). In questa aggiunta possiamo eventualmente qualificarci per titolo di studio, qualora si trattasse di corrispondenza lavorativa e scriviamo per motivi per cui il destinatario possa essere interessato alla nostra qualifica.

E la spaziatura? In generale, vanno spaziati i paragrafi, quindi tra intestazione e cuore della lettera, lo spazio ci va, come va messo tra cuore della lettera e coda e tra coda e saluti. Nel cuore della lettera, se molto lungo, si mette una spaziatura quando si cambia argomento.

Che ne dite può andare? Fatemi sapere!